团委在单位团代会应召开前两个月下达会议召开通知，基层单位接到通知，应召开团委会确定后，以文件形式及时向上级团委呈报召开请示。经同意后着手进行筹备。如因特殊原因，确实不能按期举行的，应召开团委会研究确定，以文件形式书面上报党委同意后，向上级团委书面提出延期申请，经批准后方可延期召开，但最多不准延期半年。

团代会代表的职责是：

（一）审查和批准同级中国共产主义青年团委员会的工作报告。

（二）讨论和决定本地区共青团的工作任务和有关重要事项。

（三）选举同级中国共产主义青年团委员会。

（四）选举出席上一级中国共产主义青年团的代表大会的代表。

团代表主要表现应填"领导力"。
因为团代表需要代表团员发言、协助组织团内活动、维护团内秩序等，这些工作都需要有一定的领导力和组织能力，团代表的表现也会直接反映出他/她的领导力。
此外，团代表也需要有一定的沟通能力和文化素养，能够代表团员发言并向上级反映问题，因此这些能力也可以被视为团代表表现的一部分。
除了领导力和沟通能力，团代表还需要具备一些其他的特质，例如团结协作、开拓创新、有责任感等，只有这些特质齐备，才能更好地履行自己的工作，发挥出团代表的作用。